La ##Pubblica Amministrazione è da sempre un giungla in cui è difficile destreggiarsi e l'invio di tutte le fatture tramite il portale dedicato non ha di certo facilitato le cose. Le regole da rispettare nella redazione dei documenti sono estremamente precise e restrittive, spesso non completamente espresse nei bandi di gara degli Enti. Molto si può fare seguendo le linee guida sotto riportate, ma ancor di più si imparerà (purtroppo) strada facendo.

I fondamentali per emettere delle fatture corrette

Prestare attenzione fin da subito all'emissione dei documenti corretti è vitale per la vostra azienda sia per non veder slittare i pagamenti a tempo indeterminato sia per evitare di riemettere più e più volte lo stesso documento.

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Non dimentichiamo che ogni documento in più che emettiamo rappresenta per noi un costo e che diminuire di giorni medi di ##incasso è importante per ogni azienda.

Ecco i dati che assolutamente dobbiamo indicare nel modo corretto nella ##fattura elettronica:

  • intestazione, può sembrare banale ma se avete a che fare con dipartimenti di università o enti di ricerca dovete prestare attenzione ad indicarli correttamente, un C.N.R. non vale l'altro;
  • applicazione o meno dello Split Payment (la scissione dell'IVA), gli enti più social forniscono questa indicazione anche sul sito internet;
  • codice CUU (codice univoco ufficio);
  • codice CIG e CUP, non sempre sono presenti entrambi, ma se ci sono sono obbligatori. Fate molta attenzione perchè potrebbero variare ad ogni ordine e comportare quindi l'emissione di più fatture per lo stesso ordine;
  • IVA applicata, fate molta attenzione perchè l'aliquota IVA può essere diversa per le diverse righe dell'ordine e in questo caso dovrete emettere una fattura diversa per ogni aliquota iva;
  • esenzioni IVA, è necessario indicare in modo esatto l'articolo in base al quale l'ente è esente iva o non in base a quale articolo è non imponibile;
  • numero d'ordine e data dell'ordine;
  • i prezzi devono essere esatti al centesimo, qualunque differenza comporterà il rifiuto della fattura;
  • testi aggiuntivi specificati nel bando di gara, ad esempio "Fornitura nell'ambito del progetto Babele..", che servono agli Enti per ricevere i finanziamenti richiesti allo Stato o alla Comunità Europea.

Oltre a quanto indicato è buona regola leggere interamente il bando di gara e l'ordine e contattare l'amministrazione per qualunque dubbio o anche solo per riassumere brevemente insieme quali dovranno essere nello specifico i dati che assolutamente non potranno mancare nelle fatture.

Fatture respinte: come muoversi nel caso di emissione di documenti errati

Capita spesso, soprattutto all'inizio di un nuovo rapporto lavorativo, che nonostante vengano messi in atto tutti gli accorgimenti sopra descritti le fatture vengano respinte dalla #Pubblica_amministrazione.

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Innanzitutto è bene tenere a mente che il mondo della PA non contempla note di accredito o storni parziali, se la fattura emessa è errata andrà stornata completamente e riemessa in modo corretto.

La prima cosa da fare è capire per quale motivo il documento è stato respinto; la motivazione è sempre indicata insieme al rifiuto, ma nel caso non fosse indicata o fosse di dubbia interpretazione contattate l'ufficio amministrativo per avere i chiarimenti necessari. Nel caso vi troviate rimpallati da un ufficio all'altro non perderte ulteriore tempo e inviare una comunicazione via Pec per chiedere spiegazioni.

Fortunatamente ci sono alcuni motivi di rifiuto che non comportano necessariamente lo storno e la riemissione completa del documento. In caso di mancata o errata comunicazione dei codici CIG e CUP o del numero d'ordine ad esempio vi basterà far inviare nuovamente tramite portale la fattura indicando questa volta i riferimenti corretti.

Le motivazioni più frequenti purtroppo prevedono l'emissione di un nuovo documento corretto e sono:

  • mancata o errata applicazione Split Payment;
  • errata applicazione aliquota IVA;
  • errata indicazione esenzione IVA;
  • applicazione prezzi errati;
  • modalità o termini di pagamento diversi dall'ordine;
  • mancato inserimento di testi espressamente richiesti nella gara che fanno riferimento al progetto di ricerca per il quale il materiale è stato ordinato;
  • intestazione sbagliata.

Per tutti i casi sopra citati dovrete inviare una nuova fattura, naturalmente accompagnata dall'invio della nota di accredito a storno totale del documento precedente.

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Prima di procedere con i nuovi documenti è sempre opportuno confrontarsi con l'ufficio amministrativo poichè può capitare che una fattura sia stata respinta per più motivazioni ma che solo una di queste sia stata espressa. Una semplice telefonata può evitarvi la fastidiosa esperienza di veder respinto il documento più volte con il conseguente slittamento dei termini di pagamento.

Ricordate che per prassi le note di accredito che emetterete verranno respinte, questo non significa che non siano corrette ma soprattutto ricordate che una fattura con esito positivo non può essere rifiutata in un secondo momento e quindi verrà sicuramente pagata nei termini previsti.

Buona fortuna dunque, anche con la guida più dettagliata, ne avrete comunque bisogno.