Emissione delle fatture in formato elettronico non vuol dire certo l’invio della fattura mediante posta elettronica, bensì la trasformazione di quella cartacea in un formato riconoscibile dai software utilizzati dalla pubblica amministrazione che riceveranno la fattura con i dettagli della prestazione resa.
Ma da dove nasce l’esigenza di adottare il meccanismo della fatturazione elettronica?
La ratio della norma ricade, oltre in quella di complicare le cose con ulteriori adempimenti, nell’esigenza dello Stato di avere contezza in tempo reale del flusso di informazioni e del giro d’affari che coinvolge le imprese e gli enti pubblici, monitorando il corretto utilizzo delle risorse anche in un ottica di risparmio ed efficienza.
Nulla di strano infatti che si sia prospettata l’ipotesi di applicare questo meccanismo di fatturazione elettronica non solo alle prestazioni rese nei confronti delle amministrazioni pubbliche, ma anche, nei prossimi anni, a tutti gli altri contribuenti.
Infatti, a cominciare dal primo gennaio 2017 anche le operazioni B2B, cioè tra soggetti privati titolari di partita IVA, potranno essere elettroniche, la cui opzione sarà vincolante dall'inizio dell'anno solare in cui è esercitata fino alla fine del quarto anno solare successivo e, se non revocata, si estende di quinquennio in quinquennio. Si tratta dunque di una facoltà e non di un obbligo, obbligo che invece si estende ai soggetti passivi che effettuano cessioni di beni tramite i distributori automatici.
Quali sono le caratteristiche della fattura elettronica?
- La fattura elettronica ha un contenuto rappresentato in un file xml, l’unico formato accettato dal Sistema di Interscambio;
- L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite dall’apposizione di una firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;
- La corretta trasmissione della fattura avviene solo grazie ad un codice identificativo dell’ufficio destinatario del documento. Il codice può essere un CIG (codice identificativo di gara), oppure un CUP (codice unico di progetto in caso di fatture relative ad opere pubbliche).
Come si crea la fattura elettronica?
Diversamente dalle normali fatture, per creare una fattura elettronica, da appositi software disponibili su diverse piattaforme di internet, bisogna prima acquistare dei pacchetti di fatture elettroniche oppure una fattura elettronica alla volta, il cui contenuto prevede informazioni da riportare obbligatoriamente in quanto rilevanti ai fini fiscali in base alla normativa vigente: ci riferiamo ai dati identificativi del fornitore, quelli dell’ente pubblico e il codice identificativo.
In aggiunta a queste informazioni ve ne sono altre da inserire ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario.
Che cos’è la conservazione sostitutiva?
La fatturazione elettronica, anche se in formato digitale, necessita comunque di uno strumento di archiviazione e conservazione nel tempo di tutta la documentazione che viene trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio.
La conservazione sostitutiva è dunque una particolare procedura informatica atta proprio a questo scopo, equiparando sotto certe condizioni i documenti cartacei con quelli elettronici, garantendo negli anni la validità del documento e la sua opponibilità ai terzi, consentendo enormi risparmi in termini di archiviazione, stoccaggio e stampa.
Oramai basta collegarsi ad internet per trovare diverse aziende che offrono questo servizio di conservazione sostitutiva oltre alla fatturazione elettronica, le quali, facendo sottoscrivere un contratto all’operatore economico, lo libera dagli obblighi e dalla responsabilità della tenuta dei documenti elettronici, quali sono le fatture appunto, fino a 10 anni così come previsto dal Codice Civile.
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