Monitorare, analizzare e gestire i costi: l'intelligenza delle piccole e medie aziende passa anche attraverso l'uso delle stampanti in ufficio, guardando al miglioramento in termini di produttività e convenienza. Un criterio che dovrebbe valere sempre nell'ottica di sviluppo continuo, a maggior ragione in un contesto competitivo congiunturale che impone razionalizzazione.
Nonostante la crisi, le vendite di stampanti Laser e Led, nel segmento in questione, sono aumentate di oltre il 3% in Europa, trainate da nuove tecnologie che consentono di incrementare le attività di stampa “in-house”.
L’indagine commissionata da OKI Europe, evidenzia in particolare l’incremento di stampanti a colori, con la possibilità di produrre internamente documenti a costi contenuti e con la stessa qualità richiesta a fornitori esterni.
Per esempio, la gestione del formato A3 e delle soluzioni finishing consentono la produzione anche di brochure e di materiale marketing (banner, manifesti, mock-up di packaging e direct-mail, fogli di calcolo e disegni tecnici). Nonostante ciò, rimane un problema legato alla conoscenza del costo effettivo d'uso delle proprie strutture. Soprattutto in contesti di informazione molto condivisa, infatti, si assiste alla moltiplicazione dei volumi di stampa a causa di utenti che vogliono o che preferiscono disporre di copie cartacee in proprie, usando magari il colore (o altre impostazioni inefficienti) anche quando basterebbero soluzioni più economiche.
È quanto emerso dal white-paper IDC “Hardcopy Device Usage: Applications Driving Print” 2011 per la valutazione degli investimenti”. Le aziende devono comprendere cosa e quanto si stampa all’interno della propria organizzazione, considerando una serie di software disponibili sul mercato in grado di identificare, monitorare e gestire le attività.
Per esempio, possono indicare a chi sta stampando, se i lavori di stampa eseguiti sono a colori o in bianco e nero, la quantità di pagine stampate, il tempo impiegato e il tipo di file stampato. I software permettono di impostare regole d'uso che consentono di monitorare l’attività di singoli utenti o uffici (attribuendo accessibilità differenziate), impostare di default la modalità monocromatica o di fronte/retro o di risparmio toner come come standard, impostare un numero di pagine massimo a colori per utente; così che gli utenti debbano modificare le impostazioni solo nel caso in cui abbiano l’effettiva necessità.
Inoltre la disponibilità di macchine in grado di rilegare e rifinire la produzione permette alle aziende di stampare in ufficio, invece che esternalizzare questa necessità con fornitori terzi - migliorando peraltro le risorse dedicate n termini di spazio e di tempo.
